Polityka Prywatności SAFS

Obowiązuje od 24 maja 2018 r.

SAFS Filip Sobstel dokłada wszelkich starań, aby chronić prywatność osób korzystających z usług SAFS.
W celu realizacji zasady zgodnego z prawem, rzetelnego i przejrzystego przetwarzania Twoich danych osobowych w trakcie korzystania z naszych usług, przyjmujemy dokument zwany Polityką Prywatności.

Polityka Prywatności określa w jaki sposób dbamy o Twoje dane osobowe i Twoje prawa.

1. JAKICH POJĘĆ UŻYWAMY W POLITYCE PRYWATNOŚCI?

SAFS, my, nasze – SAFS Filip Sobstel z siedzibą w Warszawie, ul. Jordanowska 1B, 04-204 Warszawa.
Klient, Użytkownik – Podmiot którym świadczone są usługi przez  SAFS.
Projektanci, Branżyści – Podmioty współpracujące z SAFS, zwykle na zlecenie SAFS a także Klienta, które uczestniczą w przygotowaniu projektów architektonicznych i dokumentacji projektowej.
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Ustawienia Prywatności – funkcjonalność Konta, pozwalająca Użytkownikowi korzystającemu z wybranych usług na odpowiednie zarządzanie tymi usługami, w tym samodzielne modyfikowanie ich zakresu oraz wybór preferencji odnośnie ochrony jego prywatności.
Ty, Twój – odpowiednio Klient.

2. KTO JEST ADMINISTRATOREM TWOICH DANYCH OSOBOWYCH i JAK MOŻESZ SIĘ Z NAMI SKONTAKTOWAĆ?

Dane osobowe przetwarzane są przez SAFS Filip Sobstel jako administrator danych Użytkowników, w zakresie danych podanych podczas rozpoczęcia świadczenia usług przez SAFS.

W razie pytań dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych oraz przysługujących Ci praw, skontaktuj się z nami:

  • a) za pośrednictwem emaila – biuro@safs.pl
  • b) osobiście na ul. Jordanowskiej 1B w Warszawie

3. JAKIE DANE OSOBOWE PRZETWARZAMY, W JAKICH CELACH I NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ?

W związku z tym, że świadczymy różne usługi dla Użytkowników i Użytkowników niezalogowanych, przetwarzamy Twoje dane osobowe w różnych celach, w różnym zakresie i na różnej podstawie prawnej określonej w RODO.

Przygotowanie i realizacji projektów architektonicznych.

Zakres danych. W tym celu przetwarzamy Twoje dane osobowe obejmujące: adres e-mail, imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres zamieszkania lub siedziby firmy, numer telefonu,
w celu :

  • przygotowania projektów architektonicznych
  • przygotowania dokumentacji projektowej przez SAFS
  • przygotowania dokumentacji projektowej przez Projektantów współpracujących z SAFS
  • złożenia dokumentacji projektowej do Urzędów Państwowych ( na podstawie Twojego upoważnienia)
  • realizacji celów marketingowych SAFS (publikacja projektów na stronie www oraz portalach społecznościowych) – zawsze za Twoją pisemną zgodą
  • publikacji projektów na prospektach i folderach reklamowych przedstawiających zakres usług SAFS – zawsze za Twoją pisemną zgodą

Ustalenie, dochodzenie i egzekucja roszczeń

Zakres danych. W tym celu możemy przetwarzać niektóre dane osobowe podane przez Ciebie , takie jak: imię, nazwisko, e-mail, dane dotyczące korzystania z naszych usług, jeżeli roszczenia wynikają ze sposobu, w jaki korzystasz z naszych usług, inne dane niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia, w tym rozmiarów poniesionej szkody.

Podstawa prawna. Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ustaleniu, dochodzeniu i egzekucji roszczeń oraz na obronie przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami i innymi organami państwowymi.

Rozpatrywanie skarg i wniosków, odpowiedzi na pytania
Zakres danych. W tym celu możemy przetwarzać niektóre dane osobowe, jak również dane dotyczące korzystania z naszych usług, będących przyczyną skargi lub wniosku, dane zawarte w dokumentach załączonych do skargi lub wniosku.

Podstawa prawna. Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na poprawie funkcjonalności usług oraz na budowaniu pozytywnych relacji z Klientami, opartych na rzetelności i lojalności.

Badanie Twojej satysfakcji

Zakres danych. W tym celu przetwarzamy Twoje dane osobowe obejmujące: adres e-mail, jak również Twoje odpowiedzi na przygotowane przez nas pytania, zawarte w ankietach i formularzach wykorzystywanych do badania satysfakcji, sugestii nowych funkcjonalności itp.
Podstawa prawna. Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na poprawie funkcjonalności usług świadczonych drogą elektroniczną oraz dokonaniu oceny satysfakcji ze świadczonych przez nas usług.

4. CO SIĘ DZIEJE Z TWOIMI DANYMI OSOBOWYMI, GDY STAJESZ SIĘ NASZYM KLIENTEM?

Dane przekazane nam przechowywane są w formie kontaktów w formie elektronicznej w programach pocztowych takich jak Outlook czy Gmail oraz w formie notatek w plikach tekstowych.

W trakcie przygotowania projektów dane te publikowane są na dokumentacji projektów w formie tabel z zestawieniem danych podstawowych projektów, takich jak: tytuł projektu, dane Klienta, dane Projektantów, tytuł rysunku, treść rysunku itp.
Dokumentacja projektów może mieć formę :

  • wydruku papierowego
  • dokumentów elektronicznych przygotowanych do wydruku – PDF, DWF, DXF, DWG, TXT, DOC
  • elektronicznych modeli 3D – DWG, IFC, BIMx, OBJ, SKP,  PLN

Pośredniczymy w wymianie danych osobowych pomiędzy Tobą a innymi Projektantami.

5. KOMU UDOSTĘPNIAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Przekazujemy Twoje dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

Projektanci
Przekazujemy Twoje dane osobowe dostawcom usług projektowych, z których korzystamy przy prowadzeniu projektów. Dostawcy usług, którym przekazujemy Twoje dane osobowe, w zależności od uzgodnień umownych i okoliczności, albo podlegają naszym poleceniom co do celów i sposobów przetwarzania tych danych albo samodzielnie określają cele i sposoby ich przetwarzania (administratorzy). Wykaz dostawców, z których usług korzystamy, otrzymasz po przekazaniu prośby formą pisemną. Wykaz jest na bieżąco aktualizowany.

Lokalizacja. Nasi Projektanci mają siedzibę głównie w Polsce i w innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

Organy państwowe
Udostępniamy Twoje dane osobowe podczas przygotowania projektów oraz w trakcie składania proejktów do Urzędów, oraz jeżeli zwrócą się do nas o to uprawnione organy państwowe, w szczególności:

  • Wydziały Architektury i Urbanistyki Urzędów Miejskich
  • PINB i GINB
  • Inspektoraty BHP i Sanepid
  • Inspektoraty PPOŻ
  • Rzeczoznawcy BHP, Sanepid, PPOŻ
  • Urzędy geodezyjne

oraz jednostki organizacyjne prokuratury, Policja, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (w przyszłości Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów lub Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

6. JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Twoje dane osobowe przechowujemy przez okres posiadania dokumentacji projektowej.

  • Jeśli projekt został złożony do Urzędów Państwowych okres ten wynosi 15 lat od daty złożenia.
  • Jeśli projekt nie został złożony do Urzędów to okres ten wynosi 5 lat od daty podpisania umowy z Klientem.

7. JAKIE SĄ TWOJE PRAWA Z ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

Prawo do cofnięcia zgody
Masz prawo do cofnięcia każdej zgody, jakiej udzieliłeś w momencie rejestracji do Serwisu, jak również podczas korzystania z poszczególnych usług i funkcjonalności oferowanych w Serwisie. Cofnięcie zgody ma skutek od momentu wycofania zgody.Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie dokonywane przez nas zgodnie z prawem przed jej cofnięciem.
Cofnięcie zgody nie pociąga za sobą dla Ciebie żadnych negatywnych konsekwencji. Może jednak uniemożliwić dalsze korzystanie z usług lub funkcjonalności, które zgodnie z prawem możemy świadczyć jedynie za zgodą (np. rekomendowane Wydarzenia).
Podstawa prawna: art. 7 ust. 3 RODO

Prawo do sprzeciwu wobec wykorzystania danych
Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec wykorzystania Twoich danych osobowych, w tym profilowania, jeżeli przetwarzamy Twoje dane w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes, np. w związku z korzystaniem z Rekomendowanych Wydarzeń, marketingiem naszych produktów i usług oraz naszych klientów (organizatorów), prowadzeniem statystyki korzystania z poszczególnych funkcjonalności Serwisów oraz ułatwieniem korzystania z Serwisów, a także badaniem satysfakcji.
Rezygnacja z otrzymywania rekomendowanych wydarzeń w formie wiadomości e-mail oraz powiadomień aplikacji mobilnej, jak również rezygnacja z otrzymywania komunikatów marketingowych dotyczących naszych produktów lub usług lub naszych klientów, będzie dla nas oznaczać Twój sprzeciw na przetwarzanie Twoich danych osobowych, w tym profilowanie w tych celach.
Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny i nie będziemy mieli innej podstawy prawnej do przetwarzania Twoich danych osobowych, usuniemy Twoje dane, wobec wykorzystania których wniosłeś sprzeciw.
Podstawa prawna: art. 21 RODO

Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)
Masz ma prawo do żądania usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych. Żądanie usunięcia wszystkich danych osobowych będziemy traktować jako żądanie usunięcia Konta.
Masz prawo żądania usunięcia danych osobowych, jeżeli:
a) wycofałeś określoną zgodę, w zakresie w jakim dane osobowe były przetwarzane w oparciu o Twoją zgodę;
b) Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane;
c) wniosłeś sprzeciw wobec wykorzystywania Twoich danych w celach marketingowych;
d) wniosłeś sprzeciw wobec wykorzystywania Twoich danych w celu prowadzenia statystyki korzystania z Serwisu i badania satysfakcji, a sprzeciw został uznany za zasadny;
e) Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem.
Pomimo żądania usunięcia danych osobowych, w związku z wniesieniem sprzeciwu lub wycofaniem zgody, możemy zachować pewne dane osobowe w zakresie niezbędnym do celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dotyczy to w szczególności danych osobowych obejmujących: imię, nazwisko, adres e-mail, które to dane zachowujemy dla celów rozpatrywania skarg oraz roszczeń związanych z korzystaniem z naszych usług.
Podstawa prawna: art. 17 RODO

Prawo do ograniczenia przetwarzania danych
Masz prawo do żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych. Jeżeli zgłosisz takie żądanie, do czasu jego rozpatrzenia uniemożliwimy Ci korzystanie z określonych funkcjonalności lub usług, z których korzystanie będzie się wiązało z przetwarzaniem danych objętych żądaniem. Nie będziemy też do Ciebie wysłać żadnych komunikatów, w tym marketingowych.
Masz prawo do żądania ograniczenia wykorzystania Twoich danych osobowych w następujących przypadkach:
a) gdy kwestionujesz prawidłowość swoich danych osobowych – wówczas ograniczymy ich wykorzystanie na czas potrzebny nam do sprawdzenia prawidłowości Twoich danych, nie dłużej jednak niż na 7 dni;
b) gdy przetwarzanie Twoich danych jest niezgodne z prawem, a zamiast usunięcia danych zażądasz ograniczenia ich wykorzystania;
c) gdy Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których je zebraliśmy lub wykorzystywaliśmy, ale są one potrzebne Tobie w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
d) gdy wniosłeś sprzeciw wobec wykorzystania Twoich danych – wówczas ograniczenie następuje na czas potrzebny do rozważenia, czy – ze względu na Twoją szczególną sytuację – ochrona Twoich interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, przetwarzając Twoje dane osobowe.
Podstawa prawna: art. 18 RODO

Prawo dostępu do danych
Masz prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, masz prawo:
a) uzyskać dostęp do swoich danych osobowych;
b) uzyskać informacje o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania Twoich danych lub o kryteriach ustalania tego okresu, o prawach przysługujących Ci na mocy RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źródle tych danych, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza Unię Europejską;
c) uzyskać kopię swoich danych osobowych.
Podstawa prawna: art. 15 RODO

Prawo do sprostowania danych
Masz prawo do sprostowania i uzupełnienia podanych przez siebie danych osobowych. W odniesieniu do pozostałych danych osobowych masz prawo żądać od nas sprostowania tych danych (jeżeli są nieprawidłowe) oraz ich uzupełnienia (jeżeli są niekompletne).
Podstawa prawna: art. 16 RODO

Prawo do przenoszenia danych
Masz prawo otrzymać swoje dane osobowe, które nam dostarczyłeś. Masz również prawo żądać, by dane osobowe zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.
Twoje dane osobowe wyślemy w postaci pliku w formacie csv. Format csv jest formatem powszechnie używanym, nadającym się do odczytu maszynowego i pozwalającym na przesłanie otrzymanych danych do innego administratora danych osobowych.
Podstawa prawna: art. 20 RODO

W jakim czasie spełniamy Twoje żądanie?
Jeżeli, w wykonaniu wymienionych powyżej uprawnień, występujesz do nas z żądaniem, spełniamy to żądanie albo odmawiamy jego spełnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca po jego otrzymaniu. Jeżeli jednak – z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań – nie będziemy mogli spełnić Twojego żądania w ciągu miesiąca, spełnimy je w ciągu kolejnych dwóch miesięcy informując Cię uprzednio o zamierzonym przedłużeniu terminu.
Ze względów technicznych, potrzebujemy zawsze 24h na dokonanie aktualizacji wybranych przez Ciebie ustawień w naszych systemach. Dlatego może się zdarzyć, że otrzymasz od nas w trakcie aktualizacji systemów wiadomość e-mail, z której otrzymywania zrezygnowałeś.

Zgłaszanie skarg, zapytań i wniosków
Możesz zgłaszać do nas skargi, zapytania i wnioski dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych oraz realizacji przysługujących Ci uprawnień.
Jeżeli uważasz, że Twoje prawo do ochrony danych osobowych lub inne prawa przyznane Ci na mocy RODO zostały naruszone, masz prawo do wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (w przyszłości Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

8. W JAKI SPOSÓB DBAMY O BEZPIECZEŃSTWO TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich danych osobowych. Serwis safs.pl oraz programy pocztowy email których używamy stosują szyfrowanie transmisji danych (SSL), co zapewnia ochronę identyfikujących Cię danych oraz znacząco utrudnia przechwycenie dostępu do Twoich danych przez nieupoważnione systemy lub osoby.

Przetrzymujemy Twoje dane w formie papierowej (zwykle w formie projektów) w zamkniętych pomieszczeniach do których nie mają dostępu osoby trzecie.

9. W JAKI SPOSÓB KORZYSTAMY Z PLIKÓW COOKIES NA STRONIE WWW?

Szczegóły dotyczące sposobu korzystania przez nas z plików cookies znajdziesz w Regulaminie.

10. ZMIANY W POLITYCE PRYWATNOŚCI

Stosownie do potrzeb możemy zmieniać i uzupełniać Politykę Prywatności. O wszelkich zmianach lub uzupełnieniach poinformujemy Cię poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji na głównych stronach Serwisów, a w przypadku istotnych zmian możemy wysłać Ci także odrębne powiadomienia na wskazany przez Ciebie adres e-mail.